Organiza Tu Calendario En Minutos – 6 Hacks

1. ADOPTAR EL ESTILO DE TRABAJO DE LOS CREADORES Y GESTORES 

Cuando mi cofundador Aman y yo fundamos Ministry of Supply hace 10 años, necesitábamos salvar la brecha entre nuestras trayectorias profesionales: la mía en investigación y desarrollo de productos, la suya en consultoría de gestión. Ambos somos ingenieros y nos inspiramos en el libro Maker’s Schedule, Manager’s Schedule de Paul Graham.

Lo ideal es que los creadores trabajen en tramos ininterrumpidos de media jornada en los que puedan hincar el diente a la escritura, al código o a una sesión de fotos. Por su parte, los gestores se mueven en ráfagas cortas de media hora de llamadas y correos electrónicos.

Ninguno de los dos es mejor, ni más inteligente, ni más eficaz, sólo es diferente, y en definitiva es un espectro. Las empresas de servicios profesionales se inclinan más por los gestores, mientras que las empresas tecnológicas pueden inclinarse más por los creadores, pero para nosotros, nuestro máximo global está en algún punto intermedio. En Ministry of Supply, tenemos que dar prioridad a ambos enfoques para que coexistan.

2. IMPLEMENTAR SCRUM: EL DOBLE DE TRABAJO EN LA MITAD DE TIEMPO

Comúnmente encontrada en las empresas de productos de software, la metodología Scrum es un marco que prioriza el trabajo basado en el impacto en el negocio y lo distribuye de forma asíncrona y ágil. Organizado en sprints, se trabaja a través de un backlog priorizado de proyectos con una fecha de finalización claramente definida, un kick-off del sprint, un puñado de «standups» diarios, una revisión del proyecto y tiempo para la reflexión.


Aunque este concepto no es nuevo, no se ha adoptado de forma generalizada fuera del mundo de la tecnología, debido, en parte, a la falta de comprensión de los calendarios de los creadores y gestores. Inicialmente implementamos este enfoque para nuestro equipo de desarrollo de productos, pero nos dimos cuenta de que podría tener un impacto aún mayor si lo aplicábamos en su totalidad. Es una forma poderosa de distribuir la propiedad del proyecto y reducir la gestión táctica individual, que debería centrarse en el entrenamiento y la tutoría.


Las reuniones diarias, en particular, ayudaron a facilitar la transición al trabajo remoto. Remontándonos a nuestra época de corredores, siempre hemos creído que hay que empezar el día como un equipo. En nuestras reuniones, compartimos la cosa más impactante que vamos a hacer ese día.

3. SEMANAS ALTERNAS PARA AMBOS LADOS DEL CEREBRO

Experimentamos con sprints de dos semanas seguidas, pero descubrimos que era insostenible permanecer únicamente en modo creador o en modo gestor para siempre. Ahora, alternamos las semanas para conseguir una productividad óptima. Durante la semana del creador, estamos en un «sprint de scrum» y no tenemos ninguna reunión aparte de la reunión de 15 minutos de la mañana. Durante las semanas de gerente, incluimos revisiones de KPI, revisiones de mentores y reuniones externas.


La intencionalidad de este enfoque nos empuja a tener menos reuniones internas innecesarias y reduce los costes de cambio. Descubrimos que esta alternancia creaba una oleada natural de energía: hay una intensidad tranquila en las semanas del fabricante y una energía audaz en torno a las semanas del directivo. La oscilación crea una sensación de cambio que alimenta cada lado del cerebro.

4. UTILIZAR LAS SESIONES DE TRABAJO PARA TRABAJAR

Muchas tareas requieren espacio para respirar, y nuestras «Sesiones para llegar a cero» facilitan precisamente eso. Las sesiones son de dos a tres horas, con la participación de dos o tres compañeros. ¿El requisito? Un resultado claro para la reunión, sin listas de tareas ni seguimiento por correo electrónico. El trabajo debe realizarse dentro del plazo de la reunión.


En un mundo remoto, hemos llevado estas sesiones a Slack, abriendo canales temporales dedicados. En el caso de la lluvia de ideas, este enfoque ayuda a sacar a relucir aún más ideas, ya que se producen múltiples discusiones en hilos a la vez, frente a una reunión física en la que habla una sola persona.


También hemos experimentado con sesiones de trabajo asíncronas en G-Suite, donde puedes ver en qué están trabajando tus compañeros en tiempo real, tomar prestado el contenido, basarte en sus ideas y crear un documento o una presentación más coherente. Se acabaron los días de «¿Quién es el dueño del archivo maestro?».

5. ESTABLECE UN DÍA SIN REUNIONES

Desde 2014, tenemos una política de empresa de trabajar desde cualquier lugar los miércoles por la mañana. Cuando empezamos a implantar la programación de maker & manager, ampliamos esta política para todo el día: no se permiten los check-ins recurrentes ni las reuniones permanentes.


Cuando tenemos reuniones, las grabamos en vídeo y fomentamos la toma de notas fuera de la pantalla para resistir el impulso de cambiar de pestaña. Es una cuestión de respeto, pero también hace que las reuniones sean mucho más breves.

6. PASAR DE LA INTENCIÓN A LA ACCIÓN

Los equipos pueden trabajar juntos para crear una infraestructura que respalde estas barreras, como bloques de calendario para toda la empresa o estados de Slack que los empleados pueden utilizar para comunicarse cuando están en modo creador.

Dicho esto, es necesario que todos los niveles se impliquen para que esto funcione realmente. Hay una inclinación natural a dejar que las reuniones se cuelen, así como una presión externa monumental para trabajar de una manera determinada. Hay que comprometerse con todo el equipo, especialmente con la dirección, que será la mayor culpable, ya que su función probablemente se basa en las reuniones. Mi cofundador, que se autoproclama «90% gestor, 10% creador», es el mayor defensor de la protección de las semanas de creación y gestión, simplemente porque los resultados son evidentes.


Nuestro mayor aprendizaje a través de esto fue darnos cuenta de que teníamos la oportunidad de reconstruir nuestra cultura de trabajo. En lugar de tratar de replicar la cultura de la oficina (y la multitud de salas de conferencias que la acompañan) en línea, lo vemos como una oportunidad para ser extremadamente intencional sobre la adopción de un estilo de trabajo híbrido, uno que tendrá éxito no sólo durante la pandemia, sino también en los próximos años.